Arkivleiar har ansvar for avlevering. Fagsystem som er NOARK-godkjent kan avleverast elektronisk. Arkivleiar har ansvar for at alt som skal avleverast på papir vert skrive ut og arkivert. Sjå meir i punkt 5.2.

Vanlig administrativt arkiv kan avleverast til depot etter 12 år. Avleveringa skal omfatte møtebøker, kopibøker, postjournaler, saks- og spesialarkiv frå minst ein arkivperiode.

Arkiva skal være ordna i seriar. Omslag og mapper skal følgje strukturen i arkivet og gje naudsynt informasjon om innhaldet, slik som arkivkode, saksnummer, sakstittel o.l. Omslag og mapper skal være av syrefritt papir. Materiale som ikkje passer inn i standardiserte arkivboksar, skal pakkast på forsvarleg måte i samråd med AAMA.

Materialet skal vere reingjort for støv og smuss. Dersom materialet er skada, skal arkivdepotet gje råd om korleis det kan reparerast. Materialet skal være reparert før avlevering.

Ved avlevering til depot skal det leggje ved avleveringsliste med opplysningar om arkivskapar og innhald. Det er eit minimum at listene inneheld oversikt over arkivseriar og arkivstykke i kvar serie. Arkivstykka skal vere merka med arkivskapars namn og årstal.

AAMA har utarbeida standard lister som skal nyttast ved avlevering, sjå retningsliner for avlevering av papirbasert arkivmateriale.