Ulikt papirbasert arkiv tillèt elektronisk arkivdanning eit mjukt periodeskilje. Dette er ein meir kontinuerleg prosess, som inneber at ein i ein overlappingsperiode på 2 år får høve til å avslutte eksisterande saker slik at desse kan overførast til sperra arkivdelar i systemet, såkalla historisk base.

Når overlappingsperioden er slutt delast arkivmaterialet etter fylgjande kriterium:

• saker som ikkje har fått tilført nye dokument i overlappingsperioden, avsluttast og overførast til historisk database.
• saker som har fått tilført nye dokument i overlappingsperioden, reknast som aktive og fylgjer med vidare i den nye journalperioden.

Presedenssaker og saker som arkivskaperen ynskjer å ha tilgjengeleg i postjournalen (produksjonsdatabasen), blir overført til den nye perioden, sjølv om dei ikkje har vore aktive i overlappingsperioden.

• sjølv om arkivet er fullelektronisk skal møtebøker frå utvalsmodulen i ephorte takast ut på papir og bindast inn etter dei reglar som gjeld for møtebøker i papirbasert arkiv.

I alle tilfelle der det er gjeve dispensasjon til å ha papirbaserte vedleggsseriar, skal det førast kryssreferansar mellom papirarkiv og elektronisk arkiv.