Når ein skal periodisere eit fagsystem er det heilt vesentleg å vurdere bevaring/ kassasjon. Det er berre dei arkivverdige dokumenta som skal periodiserast.

Dei elektroniske fagsystema har enno ikkje fått Noark-godkjenning frå Riksarkivaren. Dette inneber at dokument produsert i fagsystem må skrivast ut og arkiverast på papir, dersom ein ikkje vel å føre dei/ arkivere i det elektroniske sak/arkivsystemet ephorte.

• det må for kvart enkelt fagsystem vurderast i kva format den arkivverdige dokumentasjon best (papir eller elektronisk) blir i ivareteken
• fagsystema må periodiserast kvart 4. år etter dei prinsipp som gjeld for papirbasert arkiv
• klientmapper som har gått ut av aktiv bruk må skrivast ut på papir og arkivleggjast i høve til periodiseringsrutinar for objektordna arkiv
• ved fullført periodisering plasserast arkivmaterialet i bortsettingsarkiv hjå kommunen
• ved overgang til nye fagsystem skal ein velje skarpt periodeskilje.